La Superintendencia del Sistema Financiero, gestionará una base de datos única que garantizará la consistencia e integridad de los datos, que contendrá la información unificada de todos los afiliados y empleadores registrados en la Administradora de Fondos de Pensiones, Instituto Salvadoreño del Seguro Social y de Pensiones, o Unidad de Pensiones, así como en la Superintendencia.
En este sistema los empleadores elaborarán y declararán las planillas del Sistema de Pensiones y del Instituto Salvadoreño del Seguro Social, el cual servirá para determinar la cuantía de las cotizaciones y generar la obligación de pago basada en la presentación de las declaraciones, dicho sistema entrará en vigencia a partir del día 01 de julio de 2023.
El Sistema de Planilla Única, reemplaza a la Oficina Virtual del ISSS (OVISSS) para el reporte de la Seguridad Social y Sistema de Elaboración de Planillas Provisionales (SEPP) para el reporte de la Administración de Pensiones, unificando su sistema para evitar inconsistencias y lograr una buena administración por parte de las instituciones involucradas y los empleadores.
La Superintendencia gestionará los usuarios con sus correspondientes roles para acceder al SPU para la elaboración de las planillas, y debemos tener en consideración que:
- Los empleadores, con el objeto de realizar las declaraciones de las planillas previsionales, deberán solicitar a la Superintendencia, que se realice de manera electrónica el registro de su empresa o negocio, para ello deberán completar los campos que sean requeridos en los respectivos formularios.
- Una vez efectuado el registro correspondiente, los empleadores podrán acceder al SPU a través de los usuarios y sus credenciales de acceso, con el propósito que puedan consultar información de sus empleados y elaboren, declaren y paguen las planillas previsionales y obrero patronales respectivas.
- Para efectos de que los empleadores puedan elaborar de forma correcta y eficiente cualquier tipo de planilla previsional en el SPU, se deberá configurar para cada tipo de planilla previsional las validaciones necesarias o los controles respectivos dentro de dicho Sistema, de tal forma que los empleadores puedan declarar las aportaciones al fondo de pensiones y a la seguridad social de acuerdo a las condiciones previsionales del afiliado al momento de procesar dicha planilla.
- La creación y gestión de usuarios del SPU, se hará de conformidad con los detalles y manuales técnicos que para esos efectos emita la Superintendencia.
- Con el objeto de asegurar el correcto uso del SPU, los empleadores deberán velar por que el encargado de las planillas previsionales haga uso adecuado de los manuales de funcionamiento de dicho sistema, así como del usuario y contraseña que hayan sido asignados, garantizando la privacidad e integridad de la información declarada.
Obligaciones para los empleadores:
Con la implementación de la Nueva Planilla Única, los empleadores tienen nuevas obligaciones y responsabilidades. Algunas de las más relevantes son:
- Los empleadores deben registrar y mantener actualizada la información de sus empleados en la plataforma de la Planilla Única. Esto incluye datos personales, salarios, retenciones y cualquier otro dato relevante para el cálculo de la nómina.
- Los empleadores deben calcular los salarios y retenciones correspondientes a cada empleado, teniendo en cuenta la legislación vigente y las regulaciones tributarias.
- La Planilla Única le permite generar los comprobantes de pago de manera electrónica para realizar el respectivo pago en las instituciones financieras autorizadas en nuestro país.
Otras consideraciones:
- Las instituciones recaudadoras deberán informar, diariamente o en tiempo real, a la Superintendencia a través de los mecanismos técnicos que esta establezca, el pago de las planillas generadas a través del SPU.
- La Superintendencia compartirá con el Instituto de Pensiones la información necesaria para que ejecute las actividades de fiscalización y control con el fin de que, todos los sujetos sometidos al cumplimiento de las obligaciones de declaración y pago de cotizaciones, de cualquier tipo, cumplan oportunamente con las mismas.
- Los mecanismos por medio de los cuales se compartirá la información serán definidos por la Superintendencia en coordinación con el Instituto de Pensiones.
- Para garantizar que la actividad de la declaración, pago, recaudación y sus implicaciones se realice de manera efectiva, la Superintendencia actualizará el SPU las veces que considere necesario y de acuerdo a las funcionalidades que se requieran para que las Instituciones Previsionales y los empleadores, administradores y usuarios de dicho sistema puedan validar, corregir, sustituir y procesar la información, dentro de los plazos legales establecidos, y a la vez mantendrá actualizados los manuales y formularios correspondientes, procurando su comunicación oportuna a las Instituciones Previsionales y empleadores.
¿Cuáles son las Instituciones vinculadas con el Sistema de Planilla Única?
- Las Administradoras de Fondos de Pensiones
- El Instituto Salvadoreño de Pensiones
- El Instituto Salvadoreño del Seguro Social; y
- Entidades financieras que presten sus servicios a las Administradoras de Fondos de Pensiones, en lo relativo al manejo de cuentas corrientes propiedad del Fondo de Pensiones que éstas administran.
¿Cuáles son los beneficios de la nueva planilla única para los empleadores?
La implementación de la Nueva Planilla Única ofrece una serie de beneficios para los empleadores, entre ellos se encuentran:
- Es un mecanismo que facilitará a los empleadores la elaboración de cualquier tipo de planilla de manera única y que se necesite para la declaración de las aportaciones al fondo de pensiones y a la seguridad social de El Salvador, en el plazo y de acuerdo al mes de devengue que corresponda.
- Simplificación del proceso, ya que el Sistema de Planilla Única reemplaza los antiguos formularios y reduce la carga administrativa asociada al proceso de nómina de una empresa, ya que incluye ambas instituciones en un mismo reporte mensual. • Evita inconsistencias en las planillas al automatizar el proceso.
- Se realiza un reporte transparente en todos los procesos de cotización.
- La plataforma en línea permite a los empleadores y empleados acceder a su información de nómina actualizada en cualquier momento y lugar, lo cual facilita la toma de decisiones y la gestión financiera y humana, y la proyección de las empresas de forma mensual.
En conclusión el Sistema de Planillas Única, garantizará la consistencia e integridad de los datos en la administración de la nómina mensual, que contendrá la información unificada de todos los afiliados y empleadores registrados en las Administradoras de Fondos de Pensiones, Instituto Salvadoreño del Seguro Social y de Pensiones, o Unidad de Pensiones, y reemplazará los sistemas anteriores , reduciendo la carga administrativa y unificando los procesos en un mismo reporte para evitar inconsistencias en las retenciones y que se generen los descuentos y aportaciones que corresponden según ley.
